Régulariser les charges locatives dans synergieloc
Guide officiel, écran par écran — menu Mouvements → Régul. Mono
(/admin/regularization-mono). Base légale : article 23 de la loi 89-462 et
décret n°87-713 (charges récupérables).
Avant de commencer
- Les factures de l'immeuble de la période sont saisies et payées (elles seules entrent dans la régularisation).
- Les provisions de charges ont été appelées aux locataires sur la période.
- Facultatif mais recommandé : la base de répartition de l'immeuble est définie
(Biens → Bases Répartition) — vos clés (ex. PC1, CH BAT, EF, EC) nomment
alors automatiquement les cartes de répartition.
Étape 1 — Sélection immeuble.
Choisissez le propriétaire puis l'immeuble (champs de recherche). Le bandeau affiche
le nombre de lots. Cliquez Étape suivante →.
Étape 2 — Période & factures.
Renseignez la période de régularisation (par défaut l'année civile). Le logiciel charge
toutes les factures payées de l'immeuble sur la période. Cliquez
Classification des charges →.
Étape 3 — Classification récupérable / non récupérable.
Deux colonnes : Récupérables (refacturables au locataire, décret 87-713) et
Non récupérables (à la charge du propriétaire : gros travaux, honoraires de gestion…).
Cliquez sur une facture pour la faire changer de colonne. Les totaux se recalculent en direct.
Étape 4 — Répartition.
Configuration Gaz / Eau (encadré jaune)
- Type de chauffage : gaz (achat combustible), chauffage urbain, ou électrique individuel.
- Gaz : % Gaz → charges générales (part fixe, 30 % par défaut) et
% restant → réchauffement eau chaude (50 % par défaut) — le solde va au chauffage variable.
- Gestion des pertes d'eau : saisissez la consommation globale (facture du
distributeur) et les relevés compteurs EF / EC ; l'écart = pertes, affectées à la clé
de votre choix (« Affecter pertes à »).
Deux méthodes de répartition
| Méthode | Principe | Quand l'utiliser |
|---|
| Bases de charges (défaut) | Cartes de bases (Générale, Eau froide…) alimentées
par la classification des factures. | Cas simple, pas de clés définies. |
| RGDD par clés | État des dépenses groupé par les clés de la base de
répartition (façon syndic), avec part récupérable / part propriétaire par grande ligne. |
Immeuble avec base de répartition définie ; présentation comptable. |
Si des clés existent, seules les cartes correspondant à vos clés s'affichent, nommées
d'après elles (ex. « PC1 — Charges communes générales »). Cliquez
Générer RGDD →.
Étape 5 — Validation et décompte par locataire.
Le
RGDD (Relevé Général des Dépenses) récapitule la période, puis le
décompte par locataire affiche : quote-part de charges, provisions encaissées et
solde —
provisions − quote-part :
- solde négatif → complément à réclamer au locataire ;
- solde positif → trop-perçu à rembourser (ou avoir).
Générez les documents PDF et appliquez la régularisation : le montant apparaît sur le prochain
avis d'échéance du locataire.
Règles à retenir : seules les charges du décret 87-713 sont récupérables ;
la régularisation doit intervenir avant le 31 mars N+1 pour l'exercice N (loi ALUR) ; le
locataire peut demander les justificatifs pendant 6 mois.
Questions fréquentes
Où définir les tantièmes / clés de répartition d'un immeuble en monopropriété ?
Biens → Bases Répartition : créez vos colonnes (code + libellé +
total de tantièmes + méthode), remplissez la grille lots × clés (répartition par surface ou
égalitaire en un clic). La colonne « générale » alimente aussi les tantièmes historiques des lots.
Un locataire est parti en cours d'année ?
Sa quote-part est calculée prorata temporis sur sa période d'occupation.
Le suivi des régularisations ?
Mouvements → Suivi Régularisations : historique, statuts
(en cours / terminée / appliquée), reprise d'une régularisation en brouillon.