Le parcours réel, dans l'ordre où il se déroule : un propriétaire confie
un mandat, et l'agence en tire un bien, un bail, des loyers, une comptabilité et un
compte rendu de gérance. Ce guide dit aussi ce qui se crée tout seul à chaque
validation, et ce qui doit être paramétré avant pour que rien ne bloque.
Pour une agence de test : déroulez ce guide dans l'ordre. Chaque
étape indique l'écran, ce qu'elle produit, et le garde-fou qui refuse l'étape suivante
si une pièce manque. Rien n'est sauté : c'est justement le paramétrage de l'étape 0 qui
évite les blocages en étape 8.
Étape 0 — Ce que l'agence paramètre AVANT (sinon la suite bloque)
La création d'un locataire lance un appel de loyer, qui écrit en comptabilité, qui
suppose un plan comptable et un compte bancaire. Tout se tient. À faire une fois, dans
Paramètres :
| À paramétrer | Pourquoi ça bloque sinon | Guide |
|---|
| Fiche agence — raison sociale, adresse, SIRET, carte professionnelle,
IBAN, ICS (identifiant créancier SEPA) |
Sans carte pro, pas de mandat conforme (loi Hoguet). Sans ICS, aucun prélèvement
SEPA : ni loyer, ni solde de CRG. |
Paramètres |
| Plan comptable — comptes actifs, comptes pivots 411000 / 401000 /
512000 / 445710, variables d'appel mappées par type de charge |
Un appel de loyer sans compte pivot ne peut pas s'écrire ; une charge sans variable
d'appel n'est jamais appelée. |
Flux comptables |
| Programmation — dates récurrentes des appels de loyer, des relances et
des CRG |
Les loyers ne partent pas d'eux-mêmes : c'est le planificateur qui les déclenche.
Un programme « bloqué » se voit dans la santé des programmations. |
Paramètres |
| Compte bancaire — pour la comptabilité, le rapprochement et le
traitement des flux |
Sans compte, pas de rapprochement : les encaissements restent non affectés et les
soldes locataires sont faux. |
Rapprochement ·
Relevés |
| Modalités de paiement — IBAN et mandats SEPA par entité (locataire,
propriétaire, copropriété) |
Ce sont elles qui rendent un prélèvement possible, entité par entité. |
Remises SEPA |
| Barème d'honoraires — gestion, location (ALUR), relocation |
À la validation d'une candidature, les honoraires sont calculés depuis ce
barème et appelés sur le 1er loyer. Barème vide = honoraires à zéro. |
Paramètres |
| Contrats fournisseurs — s'il y en a (entretien, chaufferie, ascenseur) |
Ils alimentent les charges récupérables et donc la régularisation. |
Factures fournisseurs |
| Période de régularisation par immeuble |
La régularisation de charges se cale sur cette période. Non renseignée, elle part
sur l'année civile et fausse les prorata. |
Régularisation |
Contrôle en un appel : GET /api/settings/health rend
l'état de chaque section (agence, plan comptable, programmation, demandes de
mandats, vitrine, candidatures, modalités de paiement, barème d'honoraires, workflows
factures et relevés, remises SEPA, audit comptable…) avec un score et l'action à faire.
C'est le tableau de bord de démarrage d'une agence de test.
Étape 1 — Le propriétaire confie un mandat
1. Le propriétaire remplit
Demande de mandat sur le site de l'agence
(/demande-de-mandat). La demande arrive dans
Demandes de mandats — elle n'est pas encore un mandat.
Voir Mandat de gestion.
Étape 2 — Le mandat est instruit
C'est le travail de fond de l'agence, et il conditionne tout le reste.
2a. Réglementation selon le type de bien.
Un logement nu, un meublé, un bail mobilité, un local commercial ou une place de
parking ne relèvent pas du même régime : durée, préavis, dépôt de garantie, diagnostics
obligatoires, encadrement des loyers, plafonds ALUR. Le panneau de
conformité et la veille juridique signalent ce qui
s'applique.
2b. Fiscalité du propriétaire.
Micro-foncier ou réel (2044), LMNP au micro-BIC ou au réel, SCI à l'IR ou à l'IS,
2072-S : le régime détermine ce que l'agence devra restituer en fin d'année. Le moteur
de
régime fiscal l'analyse par propriétaire.
2c. Les documents sont demandés.
Titre de propriété, pièce d'identité, RIB, taxe foncière, diagnostics, règlement de
copropriété. Ils se téléversent sur la demande, passent en OCR, et une
vérification croisée compare les données extraites au formulaire — un IBAN ou un
nom qui diverge est signalé avant signature, pas après.
Étape 3 — Le mandat est signé électroniquement
3. L'agence envoie le mandat à la signature : le
propriétaire reçoit un lien personnel, consulte le document et l'accepte en ligne. La
signature est horodatée et le PDF signé est conservé au dossier. Les baux, les
devis et les contrats passent par le même circuit.
Un mandat non signé reste une demande. Ne validez pas une demande dont
la vérification croisée est en échec : vous créeriez un bien sur des données fausses.
Étape 4 — Validation : le bien, les lots et le bailleur se créent
4. À la validation de la demande, l'application
crée
automatiquement :
- le propriétaire — créé s'il est nouveau, rattaché s'il existe
déjà dans la base (fiche unique : on ne duplique pas un propriétaire) ;
- le bien et ses lots, avec les caractéristiques saisies ;
- le mandat actif, numéroté, rattaché au propriétaire.
Voir Clients, biens, lots et baux.
Étape 5 — La vie du mandat
5. Toute correction ultérieure — honoraires,
périmètre, durée, coordonnées, avenant, résiliation — se fait dans
Gestion des mandats, pas en repassant par la demande. Les
mandats arrivant à échéance y sont signalés.
Étape 6 — Deux chemins de mise en location
Tout dépend d'une question : y a-t-il déjà un locataire dans le bien ?
6a. Locataire en place — publication INTERNE
6a. Le bien est publié en interne : visible
de l'agence seule, jamais du public. Cette publication interne sert uniquement à
matérialiser le bien pour la suite du circuit, puis à le valider.
Reprise de bail. Le locataire était déjà là : l'agence ne l'a pas
placé et n'entre pas dans les lieux. Donc ni honoraires de location, ni état
des lieux d'entrée. Le 1er appel ne porte que le loyer et les charges au
prorata — pas de dépôt de garantie ni d'honoraires. C'est un cas géré nativement, pas
une correction à faire à la main.
6b. Bien vacant — publication PUBLIQUE
6b. L'annonce est rédigée, photographiée, puis
publiée sur la vitrine publique de l'agence. Elle passe par un état
« à relire » avant publication.
Responsabilité. La publication d'une annonce relève de la
seule et unique responsabilité du chef d'agence, qui doit vérifier
l'exactitude de l'annonce avant de la rendre publique : surface et surface
habitable, loyer et charges, DPE et diagnostics, étage, dépendances, disponibilité,
photos correspondant bien au lot. Une annonce inexacte engage l'agence.
C'est pourquoi l'API n'expose qu'un brouillon d'annonce
(POST /api/v1/gerance/annonce-location) : elle refuse toute
tentative de publication automatique. La mise en ligne reste un geste humain.
Voir Biens disponibles.
Étape 7 — Les candidatures arrivent et sont étudiées
7. Les dossiers déposés depuis l'annonce arrivent
dans Candidatures locataires. Pour chacun : téléversement des
pièces, OCR, validation ou rejet pièce par pièce, analyse de solvabilité
(reste à vivre, taux d'effort, garanties) et contrôle d'éligibilité GLI. Des
pièces complémentaires peuvent être demandées au candidat en un clic.
Un pré-contrôle dit, avant d'accepter, ce qui manque encore. Les
pièces obligatoires doivent être réellement téléversées — pas seulement cochées :
le garde-fou lit les documents, pas les cases.
Voir Gestion des candidatures ·
Candidature locataire ·
GLI / PNO.
Étape 8 — Validation d'une candidature : tout part d'un coup
8. À l'acceptation, l'application crée
automatiquement et dans le même mouvement :
- le locataire, directement à partir du dossier de candidature ;
- le bail, au régime correspondant au type de bien (étape 2a) ;
- le 1er appel de loyer, loyer et charges au prorata de la
date d'entrée ;
- les honoraires de location (barème ALUR de l'étape 0), calculés et appelés
sur ce 1er loyer, avec le dépôt de garantie ;
- les honoraires de gestion du propriétaire sur le bail.
En reprise de bail (étape 6a), dépôt de garantie et honoraires de
location sont exclus du 1er appel : il ne reste que loyer et charges.
C'est ici que l'étape 0 se paie : sans barème d'honoraires, sans comptes
pivots ou sans programmation, l'appel part incomplet — ou ne part pas.
Étape 9 — La gestion courante s'enclenche
Le bail existe : le cycle récurrent tourne, aux dates programmées à l'étape 0.
Avis d'échéance →
quittance →
relances (5 niveaux, art. 24 loi 89-462) →
révision IRL →
régularisation de charges →
CRG.
Entrée et sortie : mouvements ·
états des lieux ·
dépôt de garantie.
Étape 10 — Comptabilité, banque, factures
10a. Factures fournisseurs. Deux chemins, tous deux
comptabilisés : la facture est payée depuis l'application (et part en remise
SEPA), ou elle est saisie comme déjà payée — réglée hors application — afin de
figurer quand même en comptabilité et d'alimenter les charges récupérables. Une
charge oubliée est une charge non régularisée.
10b. Banque. Import des relevés, rapprochement,
traitement des flux : chaque encaissement est affecté au bon compte locataire, et un
moteur d'auto-affectation propose les rapprochements évidents.
10c. Prélèvements et soldes. Les remises SEPA
sortent les prélèvements de loyers et les virements aux propriétaires. Grâce à l'ICS
paramétré à l'étape 0, le solde débiteur d'un CRG peut être prélevé au
propriétaire — sinon il reste à régler manuellement.
Workflow factures ·
Factures fournisseurs ·
Rapprochement ·
Flux ·
OD ·
Remises SEPA.
Étape 11 — Les clients suivent leur compte en ligne
11. Propriétaires et locataires disposent d'un
extranet : solde et historique, quittances et avis d'échéance, CRG, documents du
dossier, demandes d'intervention. Cela réduit les appels à l'agence — et rend la
transparence vérifiable.
Voir Extranet locataire & propriétaire.
Étape 12 — Interventions, et ce qui arrive
Les interventions sont intégrées au cycle : demande (souvent depuis l'extranet),
devis, ordre de service, suivi, facture — puis passage en charge récupérable ou non selon
sa nature. Voir Interventions & devis.
Facturation électronique : les factures conformes Factur-X sont déjà
produites côté partenaires ; la génération d'e-factures sur l'ensemble du cycle de
gérance arrive prochainement, dans le calendrier de la réforme française.
Voir Facturation Factur-X.
Le cycle en une phrase
Mandat confié → instruit (réglementation, fiscalité, documents) → signé
électroniquement → validé : bien + lots + bailleur créés → mis en location (interne si
locataire en place, public sous la responsabilité du chef d'agence sinon) → candidatures
étudiées → candidature validée : locataire + bail + 1er loyer + honoraires →
gestion courante, banque et comptabilité → CRG, extranets, interventions.